Proje yönetim süreci

Proje Yönetim Süreci

 

Referans: http://www.muraterdal.com

 

​”Proje”; bitiş noktası belli olan ve bağımsız olarak yürütülebilir hale gelmiş plan veya planlar olarak tanımlanmaktadır. “Proje tipi üretim” ise, bir kez yapılan ve benzeri bir ürünün tekrar yapılması olasılığının küçük olduğu bir üretim biçimidir.  Böyle bir üretim ile, daha çok sipariş üzerine çalışan firmalarda karşılaşılabilir. Siparişe göre retim dışında, inşaat projeleri, gemi, uçak  yapımı vb. gibi projeler de bu tür üretimin tanımı içine girmektedir. İşletmelerin ele aldığı ve yürüttüğü çok çeşitli projeler bulunmaktadır. Bunları, genellikle;

 

1) Mal veya hizmet üretimi için sözleşme ile yürütülen ticari projeler,

2) Yeni ürün ve teknoloji üzerinde yapılan araştırma-geliştirme ve mühendislik

projeleri,

3) İnşaat ve sabit sermaye yatırım projeleri,

4) Bilgi sistemleri  ve yönetim projeleri,

5) Büyük bakım projeleri,

olmak üzere beş ana başlık altında toplamak mümkündür.Yönetim açısından önem taşıyan ortak proje özellikleri şöyle özetlenebilir:

 

1)   Projeler karmaşık ve özgün çabalardır. Birbirini izleyen veya birlikte yürütülen

ancak tekrarlanamayan faaliyetlerden oluşurlar.

2)  Proje, belirli bir sonuç yaratma sürecidir.

3)  Her projenin belirli bir başlangıç, bitiş ve bu ikisi arasında geçen bir yaşam

devresi vardır.

4) Yaşam döneminin her aşamasında projenin niteliklerinde önemli değişiklikler

olur.

5) Projeler önemli risk ve belirsizlikler taşırlar.Ancak bunlar, proje ilerledikçe

giderek azalırlar.

6) Bir projeyi hızlandırmanın maliyeti sonuca yaklaştıkça daha çok artar.

 

​Proje yönetimi, gerçekte sonuca götüren bir araç; belirli bir amacı elde etmek için oluşturulan haberleşme, örgütlendirme, düzenleme, harekete geçirme, yöneltme ve denetleme formudur. Proje yönetiminin temel amacı, projenin tam anlamıyla denetimini sağlamaktır.Böylelikle, bir taraftan projenin zamanında ve ayrılan bütçe ile bitirilmesi ve diğer taraftan sonuçtaki ürün ve hizmetin arzulanan nitelikte olması sağlanacaktır.

 

 

Proje Yönetim Süreci​

 

 

​Bir projenin yönetim sistemi, projeye ilişkin planlama çalışmaları ile şekillenmeye başlar.Planlamaya yönelik kapsam ve yönetim tercihleri, denetim sisteminin yapısını da oluşturmaktadır. Bu, bütünlük ve süreklilik açısından incelendiğinde; proje yönetim süreci aşağıdaki temel adımlardan oluşmaktadır.

 

Proje Başlangıç Aşaması :

 

​Projeye ilişkin düşüncelerin,önerilerin toplanması,

​Proje önerilerinin değerlendirilmesi ve proje seçimi,

​Proje yöneticisinin seçimi ve projenin planlamasının emredilmesi.

 

Proje Planlama Aşaması :

 

​Proje planının kurulması,

​Kaynak sözleşmelerinin hazırlanması,

​Belge dosyalarının hazırlanması,

​Proje başlamasının emredilmesi .

 

Faaliyetlerin Yürütülmesi İçin Emir Verilmesi Aşaması :

 

​Alt proje gruplarının başlatılması,

​Faaliyet tanımlarının hazırlanması,

​Faaliyetlerin yürütülmesinin emredilmesi .

 

Proje Planının Faaliyetlerinin İcra Edilmesi Aşaması :

 

​Faaliyetlerin yürütülmesi,

​İş sonuçlarını belgeleme çalışmaları,

​İş sonuçlarının içerik, biçim ve kalitesinin denetimi .

 

 

Proje Denetimi İçin Bilgi Toplama Aşaması :

 

​Proje denetim bilgilerinin sürekli olarak kayıt edilmesi,

​Proje denetim bilgilerinin periyodik olarak hazırlanması .

 

Proje Denetim Bilgisi İçin Değerlendirme :

 

​Proje denetim bilgileri ile proje plan bilgilerinin karşılaştırılması,

​Proje planından olan sapmaların tanımlanması,

​Sapmaların nedenlerinin ve etkilerinin belirlenmesi,

​Eylem için karar verilmesi.

 

Proje Planı Değiştirme Aşaması :

 

​Proje planı değişikliği için öneriler hazırlanması,

​Değişiklik önerilerinin proje sınırlarını aşıp aşmadığının denetlenmesi,

​Değişikliklerin plana aktarılması.

 

Proje Tamamlama Aşaması :

​Son proje raporu için öneri hazırlanması,

​Projenin tamamlanmasına karar verilmesi,

​Son projenin icra edilmesi,

​Proje organizasyonun dağıtılması .

 

Son Proje İçin Başlangıç Aşaması :

 

​Sonuç proje için belge önerileri ,

​Şematik proje planın eklenmesi .

 

Gelecekteki Projeler İçin Kullanılacak Bilgilerin İşlenme Aşaması :

 

​Deneyimlerin derlenmesi ve değişiklikler için önerilerin verilmesi,

​Geliştirme için öneriler hazırlanması ,

​Değişiklik ve geliştirme için karar verilmesi .

 

​Görülüyor ki proje, uygun kaynakları kullanmak suretiyle önceden belirlenmiş bir zaman içerisinde tamamlanması gerekli, birbirinden farklı faaliyetler kümesidir. Planlama , faaliyet ve gayretlerin bilinçli bir biçimde önceden saptanmasına ilişkin zihinsel bir olay, kararları kabul edilebilir bir amaca, gerçek durumlara ve bilimsel tahminlere dayandırma çabasıdır.

 

​Proje planlamada ana ilke, hangi işlerin veya faaliyetlerin ne zaman ve hangi sürelerde yapılacağının belirlenmesidir. Bu nedenle, proje tipi üretimde, üretime başlamadan önce, belirli bir sıra ile  yapılması gerekli olan ve birbirleriyle kesin olarak ilişkileri olan çalışmaların saptanması ve bunlar arasındaki öncelik ve sonralık ilişkilerinin çıkartılması gerekmektedir. Öte yandan, bir projenin planlanabilmesi  için aşağıdaki bilgilerin elde edilmesi veya an azından tahmin edilmesi gerekir:

 

1)Projede yapılacak bütün işler, bu işlerin kademeleri ve ayrıntıları,

2)Bütün işlerin ve bunların kademelerinin yapılma sıraları ve bunların birbirleriyle olan ilişkileri,

3)Projedeki tüm kademe ve işlerin alacakları süreler ve bunların her birinin maliyeti,

4)Üretim faktörlerinin ( emek, malzeme, enerji, vb. gibi ) tedarik edilebilme olanakları ( miktar,zaman ve fiyat olarak ),

5)Üretimin yapılacağı tesis ve donanımlar ile bunların kapasiteleri.

 

​Proje planlamanın aşamaları, genel olarak ve kısaca aşağıdaki gibi sıralanabilir:

 

​a- Planlamanın başlatılması,

 

​b- Yapısal planın hazırlanması,

​- Proje süresi açısından değerlendirme,

​- Maliyet açısından değerlendirme,

​- Kapasite açısından değerlendirme,

 

​c- Zaman ( termin ) planlaması,

​- İşlemlerin süreleri ve tüm proje açısından,

​- İşlemlerin zaman içindeki sıraları ve yeri açısından,

​- İşlemlere ait zaman toleransları açısından

 

​d- Maliyet planlaması,

 

​e-Kapasite planlaması

 

​Proje planlamada temel amaç ekonomiklik olduğuna göre, proje süresinin , proje maliyetinin ve proje kapasitesinin birlikte en küçük kılınmasına çalışılacaktır.

 

​Proje planlaması ve kontrolü konusunda, elemanter işlemler ve olaylar arasındaki ilişkiyi, zaman ve maliyet faktörlerini de göz önüne alarak göstermek için bir modele başvurmak fikri yeni değildir. Özellikle Henry GANTT, bu konuda bu yüzyılın başlarında önemli çalışmalar yapmış ve planlama ile kontrol çalışmaları için bazı grafiksel modeller geliştirmiştir.Daha sonra bu  konuda birçok yöntem geliştirilmiştir.Bunlar arasında; kritik yol metodu (Critical Path Method – CPM), program değerlendirme ve gözden geçirme,(Program Evaluation and Review Technique), öncelik çizelgeleme (Precedence Diagramming), MPM-Metra Potential Method, LCES-Least Cost Estimating and Scheduling , PACC-Product Administration and Contract Control, PEP-Program Evaluation Procedure, SCANS-Scheduling and Control by Automated Network Systems, GERT-Graphical Evaluation and Review Technique sayılabilir.

 

​Proje  kontrolü ise, yapılan planlamanın çok hassas olamaması nedeni ile çok zordur. Örnek olarak, çoğu durumda, söz konusu planlamaların yapılması için gerekli olan zaman sürelerinin belirlenmesinde, geçmişteki deneyimlere ve bazı kestirim tekniklerine dayanarak tahminlerde bulunmaktan başka seçenek olmayabilir.

 

​Buraya kadar anlatılan proje aşamalarını, aşağıdaki çizelgede özetleyelim:

 

Proje Planlama

Proje Çizelgeleme

Proje Kontrol

 

 

 

-Amaçlar

Kaynakların kullanımı

Gözlem

-Ekibin organizasyonu

    -İnsan

Gözden geçirme ve

-Tanımlar

    -Malzeme

güncelleştirme

-Performans ölçütleri

    -Para ( finans )

 

      –  Zaman

Yönetim Teknikleri

 

      – Maliyet

    -Gantt ve diğer çizel-  

      geleme yöntemleri

 

 

     – Şebeke analizi

 

 

        PERT  – CPM

 

 

______________Proje sonuçları_____________________

 

 

 

 

 

 

Genel olarak, proje planlama ve kontrolünden aşağıdaki yararlar elde edilir.

 

a)Projenin tamamı hakkında daha tam ve net bir bilgiye sahip olunur,

 

b)Projenin gerçekleştirilmesi ile ilgili süre ve süreye bağlı olan proje maliyeti kontrolaltına girer,

 

c)Projenin hızlandırılması ya da yavaşlatılması gerekirse, hangi faaliyet ve işlere müdahale edilebileceği belli olur,

 

d)Projenin kritik noktalarına gelinip gelinmediği kolayca izlenebilir ve denetlenebilir,

 

e)Üretim faktörlerinin ve kaynakların en iyi şekilde kullanılması ve değerlendirilmesi olanağı da sağlanır.

 

 

 

 

Hakkında Cumhur Şamiloğlu
Civil Eng., MRICS Management of International Business (MSc-2002)

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: